Ettevõtluses on võimalik teha vajalikud sõidud nii ettevõtte masinaga kui ka töötajate isiklike sõiduvahenditega. Mõlemal juhul kehtivad omad reeglid, kuidas on korrektne auto kasutamist töösõitudeks ettevõtte kuludesse kanda. Samuti on ettevõtjal oluline teada, missugused kohustused kaasnevad ettevõtte autoga erasõitude tegemisega.
Kui sõitudeks kasutatakse ettevõtte autot?
Kuni ettevõttele kuuluvat autot kasutatakse ainult ärilistel eesmärkidel, saab kõik kulud kuludokumendi alusel kanda ettevõttesse. Kui autoga erasõite ei tehta, siis tuleb Maanteeametis teha masina kohta vastav märge. Enamasti teavitatakse sellest Maanteeametit e-teeninduse kaudu, kus on võimalik lihtsa vaevaga teha üks linnuke, mis näitab, et autot erasõitudeks ei kasutada. Kui e-teenindust mingil põhjusel ei ole võimalik kasutada, siis võib pöörduda ka Maanteeameti teenindusbüroodesse.
Ettevõtjal tasub teada ja ka auto kasutajaid (enda töötajaid) teavitada, et autot võib kasutada vaid tööalasteks sõitudeks. Selle tingimuse rikkumine võib ettevõtjale kaasa tuua lisakulusid maksukohustuste näol.
Kuid ettevõtja võib ka teadlikult otsuse teha, et autot kasutatakse nii era- kui ka töösõitude jaoks. Sellise otsuse tegemisel tuleb igakuiselt arvestama hakata ka erisoodustusmaksu.
Ettevõtte sõiduauto erisoodustuse arvutamine
Erisoodustust arvestatakse sõltuvalt auto vanusest ja võimsusest ning arvutamise baasiks on 1,96 eurot kW kohta uuemate masinate korral. Üle 5 aasta vanusel autol on erisoodustuse kulu 1,47 eurot kW kohta. Kui palju on autol kW, saab vaadata kas auto tehnilisest passist või liiklusregistrist. Sellisel juhul enam sõidupäevikut pidama ei pea ja tasumisele kuuluvad maksud arvutatakse ainult auto võimsuse pealt.
Näitena, kui auto on vanem kui 5 aastat ja võimsusega 135kW, siis tuleb tasuda sotsiaalmaksu 81.86 eurot ja tulumaksu 49.61 eurot.
Samavõrd võimsa aga alla 5 aasta vanuse masina puhul ootab tasumist 109.15 eurot sotsiaalmaksu ja 66.15 eurot tulumaksu.
Kuidas aga vajadusel tõendada erasõitude puudumist? Ja kas seda on üldse vaja? Tõendamiskohustus lasub seaduse järgi ettevõtjal.
Kui tekib kahtlus, et masin on registreeritud ainult töösõitudeks, kuid kasutatakse ka erasõitudeks, siis on just ettevõtja kohustus tõestada vastupidist. Kuigi sõidupäeviku pidamise kohustust alates 2018. aastast enam ei ole, on see siiski üks parimaid viise tõestada, kus ja missuguseid sõite on autoga tehtud ning kuidas need on seotud ettevõtte tegevusega.
Alternatiiviks on tänapäeval võimalik kasutada ka erinevaid elektroonilisi sõidupäevikuid, milleks on vajalik paigaldada autosse GPS.
Kui sõitudeks kasutatakse (töötaja) eraautot?
Isikliku sõiduvahendi eest töötajale hüvitise maksmisel tuleb pidada endiselt sõidupäevikut.
Sõidupäevik peab sisaldama auto andmeid, auto kasutaja andmeid, sõidu kuupäeva, sõidumõõdiku alg- ja lõppnäitu, läbitud kilomeetreid ja sõidu eesmärki. Ka eraauto kasutamisel võib pidada nii tavalist kui ka elektroonilist (GPS põhist) sõidupäevikut.
Sõidupäeviku alusel saab hüvitada tekkinud kulu kuni 30 senti kilomeetri kohta ja mitte rohkem kui 355 eurot kuus. Tööandja võib kompenseerida ka vähem, näiteks 20 senti kilomeetri kohta, kuid kuu piirmäär jääb siiski samaks. Antud hüvitis sisaldab juba kõiki autoga seonduvaid kulusid, näiteks kütus, kindlustus, jne. See tähendab, et neid kulusid enam eraldi hüvitada ei saa.
Kuludokumendi (enamasti kütuse tšeki) alusel saab erandina kulusid kompenseerida autoga töölähetusse sõites. Sellisel juhul ei kompenseerita auto kulusid sõidupäevikus märgitud kilometraaži järgi, vaid raamatupidamisse on vaja edastada näiteks kütuse ostudokumendid.
Teiseks erandiks on töökoja ja kodu vahelised sõidud, mida üldiselt ei kompenseerita. Välja arvatud juhul, kui töö ja kodu vahelisi sõite ei ole võimalik teostada mõistliku aja ja raha kuluga ning töötaja elab kaugemal kui 50 kilomeetrit töökohast. Sellisel juhul ei kompenseerita küll kuludokumendi alusel tekkinud kulusid, aga sõidud võib sõidupäevikusse märkida töösõitudena.
Kokkuvõttes saab nii ettevõtte autot kui ka eramasinat kasutada nii äri- kui ka erasõitudeks. Tuleb ette planeerida, missugused kulud mõlemal juhul tekivad ning mis on majanduslikult mõistlikum.
Kui ettevõtte autoga tehakse paar korda kuus töösõite ja tegemist on väga uue ning võimsa masinaga ning samas töötajatel on õigus kasutada autot ka erasõitudeks, siis võibolla on mõistlikum leida viis, kuidas töötajale kompenseerida eraauto kasutamist. Kui aga eraautoga tehakse palju töösõite ja kulud on suuremad kui lubatud kompensatsioonimäär, tasub tõenäoliselt soetada ettevõttesse siiski oma auto.